Planowanie przewozu zaczyna się znacznie przedtem niż w chwili wyjazdu auta z miejsca załadunku. W pierwszej kolejności powinno się ustalić, co ze starannością ma zostać przewiezione, gdzie znajduje się towar, dokąd ma natrafić i w jakim terminie powinien zostać dostarczony. Z pozoru są to podstawowe informacje, jednakże w praktyce właśnie ich brak albo nieścisłość na prawdę często powodują kłopoty organizacyjne.
Znaczenie mają również wymiary przesyłki, jej masa, liczba sztuk oraz sposób przygotowania do przewozu. Oczywiście nie każdy ładunek można potraktować w ten sam sposób. Towar zajmujący na prawdę dużo miejsca może wymagać innego pojazdu niż przesyłka o niewielkiej objętości, niemniej jednak dużej masie. Tożsamo wygląda kwestia dostępu do miejsca załadunku. Wąska droga dojazdowa, ograniczona przestrzeń manewrowa lub określone godziny przyjmowania produktów mogą wpłynąć na wybór środka transportu i przebieg całego zlecenia. Dlatego transport i spedycja w praktyce wymagają uwzględnienia wielu detali, które na początku mogą wydawać się drugorzędne.
Przy organizowaniu przewozu istotne jest też właściwe zaplanowanie trasy. Najkrótsza droga nie zawsze oznacza najkorzystniejszy wariant, ponieważ po drodze mogą występować ograniczenia tonażowe, remonty, utrudnienia w ruchu lub odcinki, na których przejazd określonych pojazdów jest ograniczony. W sytuacji transportu międzynarodowego dochodzą przepisy bieżące w różnych państwach a także dodatkowe wymagania dotyczące dokumentacji. W praktyce trzeba także brać pod uwagę czas niezbędny na odprawy, postoje i czynności związane z obsługą ładunku. Harmonogram przygotowany bez odpowiedniego zapasu może szybko przestać odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Z drugiej strony nadmierny margines czasowy może utrudnić późniejsze planowanie kolejnych przewozów. Właśnie dlatego osoby zajmujące się organizacją transportu muszą na prawdę często edytować wcześniejsze ustalenia, gdy zmieniają się warunki na trasie albo w miejscu dostawy.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują również czynności powiązane z przekazywaniem informacji wśród poszczególnymi uczestnikami przewozu. Nadawca musi przekazać dane dotyczące przesyłki, przewoźnik potrzebuje informacji pozwalających właściwie przygotować pojazd, a odbiorca powinien wiedzieć, kiedy może spodziewać się dostawy. Wystarczy niewielka rozbieżność, by pojawiła się konieczność dodatkowych ustaleń. W szczególności widoczne jest to przy przewozach, w których występuje kilka punktów załadunku lub rozładunku. Kolejność poszczególnych etapów ma wówczas znaczenie dla czasu przejazdu a także sposobności zastosowania przestrzeni ładunkowej. W praktyce należy także sprawdzać zgodność dokumentów z rzeczywistym stanem przesyłki. O ile liczba opakowań, masa lub oznaczenia różnią się od wcześniejszych danych, może być konieczne ponowne zobowiązanie sposobu realizacji przewozu. Takie sytuacje pokazują, że organizacja transportu nie kończy się na znalezieniu pojazdu i wyznaczeniu trasy.
Na przebieg przewozów wpływają także czynniki, których nie można całkowicie kontrolować. Warunki pogodowe, awaria pojazdu, nagłe utrudnienia drogowe czy opóźnienie podczas wcześniejszego rozładunku mogą zmodyfikować zamysł wręcz wtedy, gdy początkowe przygotowania zostały wykonane prawidłowo. W takich przypadkach znaczenie ma szybkie przekazanie informacji i zobowiązanie, które elementy harmonogramu można zmodyfikować. Czasem wystarczy przesunąć godzinę przyjazdu, innym razem potrzebna jest zmiana pojazdu lub przeorganizowanie kolejnych etapów trasy. Przy regularnych przewozach warto przeanalizować powtarzające się przyczyny opóźnień, ponieważ mogą one wynikać nie z samej trasy, lecz przykładowo z niewłaściwego przygotowania miejsca załadunku. Takie obserwacje pozwalają dużo lepiej rozumieć zależności pomiędzy poszczególnymi etapami łańcucha dostaw i uwzględniać je przy kolejnych planach przewozowych.
Sprawdź: konfekcjonowanie.