Wymiana danych w gronie programami księgowymi, systemami sprzedażowymi i centralnymi rejestrami wymaga dziś nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale również przemyślanego sposobu komunikacji. W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur istotną rolę odgrywa KSeF API, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających programom zewnętrznym komunikowanie się z systemem. W praktyce znaczy to, że użytkownik nie musi każdej operacji wykonywać ręcznie w osobnym środowisku, ponieważ określone czynności mogą być wykonywane bezpośrednio z poziomu zintegrowanego skryptu.
Samo połączenie systemów nie sprowadza się natomiast do przesłania dokumentu. Trzeba uwzględnić sposób uwierzytelniania, strukturę danych, obsługę odpowiedzi systemu a także sytuacje, w których komunikacja zostanie przerwana lub przekazane dane okażą się nieprawidłowe.
Integracja z KSeF API wymaga przede wszystkim ustalenia, jakie informacje mają być przekazywane i w którym momencie. W najprostszym wariancie system sprzedażowy może przygotować dane faktury, a następnie przekazać je do odpowiedniego interfejsu. Bardziej rozbudowane rozwiązania mogą co więcej pobierać informacje o statusie dokumentu, identyfikatorze nadanym przez system czy wynikach przetwarzania. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie tych etapów. Samo wysłanie danych nie powinno być traktowane jako równoznaczne z zakończeniem całego procesu, ponieważ system zewnętrzny musi jeszcze odpowiednio zareagować na otrzymaną odpowiedź. Jeżeli wystąpi błąd, potrzebna jest informacja pozwalająca ustalić jego przyczynę i zdecydować, czy dokument należy poprawić, przesłać ponownie, czy pozostawić do dalszej obsługi. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większej liczbie faktur, gdzie ręczne sprawdzanie każdego przypadku bardzo szybko staje się czasochłonne.
Przy projektowaniu takiego połączenia warto także uwzględnić różnice wśród środowiskiem testowym a produkcyjnym. Kod odpowiedzialny za komunikację może działać właściwie w trakcie prób, a pomimo to wymagać dodatkowych zmian przed wykorzystaniem w realnym obiegu dokumentów. Znaczenie mają też limity, czas odpowiedzi a także sposób reagowania na chwilową niedostępność usługi. W bardzo dobrze zaplanowanym rozwiązaniu nie zakłada się, że każda operacja zakończy się natychmiastowym powodzeniem. System powinien przechowywać informacje potrzebne do późniejszej sprawdzeniu i pozwalać odtworzyć przebieg operacji. Przydatne okazuje się także logowanie komunikatów technicznych, choć zakres zapisywanych danych powinno się dobrać tak, ażeby nie zbudować niepotrzebnego zbioru informacji.
Kolejną kwestią jest implementację integracji do sposobu pracy konkretnego przedsiębiorstwa. Inaczej może wyglądać przepływ faktur wystawianych pojedynczo, a przeciwnie proces obejmujący setki lub tysiące dokumentów generowanych w sposób automatyczny. W pierwszym przypadku część czynności może pozostać pod kontrolą użytkownika, jednakże przy sporej skali większe znaczenie zyskują automatyczne kolejkowanie, ponawianie operacji i monitorowanie statusów. Powinno się również przewidzieć, co stanie się z dokumentem w systemie źródłowym, gdy przekazanie danych do KSeF zakończy się uchybieniem. Zbyt prosta logika może prowadzić do powstawania rozbieżności pomiędzy lokalną bazą a stanem dokumentów w systemie centralnym. Dlatego KSeF API powinno się traktować nie jako pojedyncze połączenie techniczne, lecz jako szczegół całego procesu obiegu faktur, w którym znaczenie mają zarówno dane wejściowe, komunikacja, jak i dalsze przetwarzanie otrzymanych informacji.
Warto sprawdzić: integracja z KSeF API.