W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to wyłącznie kwestia techniczna. Jeżeli już przedtem ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka sposobności, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.
Najpierw trzeba ustalić, które informacje są bieżące, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnych części działalności, dlatego zakres przygotowań zależy od liczby użytkowników, rodzaju procesów a także stopnia ich powiązania. Inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi dystrybucji, a zupełnie inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle powiązane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.
Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności wykonywane oprócz kluczowym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie zawsze znaczy to błąd organizacyjny. W pewnych sytuacjach jest to rozwiązanie stosowane od dawna ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w zależności od potrzeb, jednak każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. Szczególnie łatwo przeoczyć współzależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszakże zmienić dane wykorzystywane w przyszłości przez magazyn, księgowość albo osoby przygotowujące zestawienia.
Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę przede wszystkim na te elementy, które dotyczą ich codziennych zadań, dlatego szkolenie oparte tylko na ogólnym zilustrowaniu sposobów systemu może nie odpowiadać realnym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać własną ścieżkę działania, ale również mieć świadomość tego, jakie konsekwencje może posiadać pominięcie określonego pola albo wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się także problem przeróżnego poziomu doświadczenia. Jedni szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą więc obejmować nie tylko i wyłącznie konfigurację skryptu, niemniej jednak także postanowienie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto dodatkowo uwzględnić sytuacje wyjątkowe, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy niebanalnych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.
Po uruchomieniu systemu pojawia się odcinek obserwowania jego użycia w rzeczywistych ustaleniach. Testy wykonane uprzednio pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, ale nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w powszechnym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji lub zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw powinno się ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wówczas elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu obowiązków a także codziennych wyborów osób korzystających z poszczególnych funkcji.
Źródło informacji: obsługa it firm łódź.