Sprawne przemieszczanie produktów w gronie dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu detali. Samo postanowienie terminu transportu nie wystarcza, jeśli towar nie jest przygotowany do wydania lub dokumenty zawierają przestarzałe dane. W codziennej pracy właśnie takie z pozoru drobne kwestie często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy albo zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania rzeczywiście występują w danym łańcuchu dostaw. Całkiem inaczej wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a całkiem inaczej przy sporej liczbie niewielkich przesyłek kierowanych w różnorakie miejsca. Znaczenie ma także częstotliwość dostaw, wielkość zapasów oraz sposób przygotowania towarów. O ile magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, nawet dostępny pojazd nie rozwiązuje problemu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część zadań związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W współzależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania towarów, obsługi zwrotów albo kilku tych czynności równocześnie. Taki podział wymaga szczegółowego ustalenia zasad przekazywania towaru a także informacji. Zwłaszcza istotne są sytuacje odbiegające od planu. Jeśli odbiorca zmieni godzinę dostawy, należy wiedzieć, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o następnym postępowaniu. Podobnie wygląda sytuacja przy brakach w dostawie lub różnicy pośród dokumentacją a rzeczywistą liczbą egzemplarzy. Niejasne procedury powodują wówczas, że kilka osób wykonuje te same czynności kontrolne lub oczekuje na decyzję innej strony. Przy podejmowaniu zakresu obsługi warto więc uwzględnić także takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zlecenia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu towarów. Zakres jego zadań uzależniony jest od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z perspektywy codziennej pracy istotne jest natomiast to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W przeciwnym razie łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na podstawie wcześniejszych danych. Problem może być nieznaczny przy pojedynczym zleceniu, lecz przy wielkiej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto również pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem znaczy wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli przyspieszenie jednego etapu sprawia więcej pomyłek podczas kompletacji albo kontroli dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w przyszłości wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa także charakter przechowywanych towarów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe lub wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty łatwe do magazynowania i pakowania. Znaczenie moraz układ przestrzeni. Jeżeli towary na prawdę bardzo często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Tak samo działa sezonowe zwiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć równocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto więc obserwować nie tylko finalny termin dostawy, niemniej jednak także czas niezbędny na poszczególne czynności, liczbę korekt oraz miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Sprawdź tutaj: logistyczne zarządzanie magazynem.