Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmienia się sposób, w jaki przetwarzane są informacje. To, co przy kilku pracownikach można było kontrolować za pomocą arkuszy i pojedynczych kodów, przy większej liczbie operacji zaczyna wymagać bardziej uporządkowanego podejścia. Dotyczy to zwłaszcza sprzedaży, gospodarki magazynowej, księgowości oraz obsługi klientów.
Decydując się na oprogramowanie Comarch, warto zatem patrzeć nie tylko i wyłącznie na listę dostępnych funkcji, lecz również na sposób ich użycia w konkretnych procesach. Sama obecność określonego modułu nie znaczy jeszcze, że będzie on potrzebny wszystkim użytkownikom. Z praktycznego punktu widzenia istotniejsze jest postanowienie, jakie informacje mają być wprowadzane, kto będzie z nich korzystał i na jakim etapie powinna nastąpić ich dalsza obsługa. Częstym niedopatrzeniem jest próba odwzorowania każdego starego rozwiązania w nowym systemie. Niektóre procedury funkcjonowały przez lata jedynie dlatego, że wcześniejsze narzędzia nie pozwalały pracować przeciwnie.
Przed rozpoczęciem przeróbek warto również analizować przepływ dokumentów od początku do końca. Faktura, zamówienie czy dokument magazynowy może przechodzić przez kilka osób, a każda z nich może potrzebować innego zakresu informacji. Jeżeli na którymś etapie dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek i dodatkowa praca. Z drugiej strony pełna automatyzacja nie zawsze jest najlepszym wyjściem. Przy niekonwencjonalnych operacjach potrzebna może być sposobność ręcznej weryfikacji lub zatrzymania procesu przed jego zakończeniem. Takie przypadki należy uwzględnić już podczas projektowania sposobu pracy. Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnorakich obszarach działalności, dlatego zakres konfiguracji powinien wynikać z faktycznych potrzeb, a nie z założenia, że wszystkie dostępne możliwości muszą zostać uruchomione. Ma to znaczenie również dla późniejszej obsługi systemu, ponieważ każda dodatkowa reguła, formularz czy nietypowe ustawienie zwiększa liczbę elementów, które użytkownicy muszą znać.
Osobną kwestią pozostaje przygotowanie użytkowników. Wprowadzenie nowego systemu zmienia często nie tylko i wyłącznie wygląd ekranów, ale też kolejność wykonywania poszczególnych czynności. Osoba, która uprzednio wpisywała dane w kilku miejscach, może otrzymać inne zadanie, ponieważ część informacji będzie pochodziła z wcześniejszego etapu procesu. W pierwszych tygodniach użytkowania pojawiają się również pytania dotyczące sytuacji rzadkich: korekt, anulowanych dokumentów, zwrotów, przeróbek cen czy błędnie wprowadzonych danych. Nie warto ograniczać testów jedynie do standardowych scenariuszy. To właśnie nietypowe przypadki pokazują, czy przyjęte zasady są zrozumiałe i czy system pozwala je obsłużyć bez budowy dodatkowych obejść. Wdrożenia Comarch powinny zatem uwzględniać zarówno konfigurację, jak i sposób wykonywania zadań przez osoby, które będą pracować z systemem na co dzień. Technicznie poprawne ustawienie może okazać się niewygodne, jeżeli wymaga od użytkownika wykonywania wielu czynności, które nie wynikają z rzeczywistych potrzeb procesu.
Znaczenie ma także etap po uruchomieniu rozwiązania, kiedy można porównać założenia przyjęte przed rozpoczęciem prac z faktycznym sposobem działania. Wówczas często wychodzą na jaw drobne problemy, tj. niejasne nazwy pól, niepotrzebne uprawnienia, brak danych potrzebnych do raportu albo zbyt skomplikowany przepływ dokumentu. Nie każda zauważona różnica wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Zdarza się, że wystarczy zmiana procedury lub przeszkolenie użytkowników, a w innych sytuacjach niezbędna jest modyfikacja ustawień albo sposobu podmiany danych z innym systemem. Wdrożenia Comarch mogą także obejmować integracje, dlatego przy analizie problemu powinno się ustalić, w którym miejscu de facto powstaje błąd. Jeśli dane są poprawne w jednym systemie, niemniej jednak nieprawidłowe po przekazaniu do kolejnego, sama zmiana ustawień pierwszego skryptu nie musi rozwiązać kłopotu. Takie zależności mają znaczenie szczególnie w organizacjach, w których sporo procesów opiera się na automatycznym przekazywaniu informacji między różnymi narzędziami.
Sprawdź również informacje na stronie: oprogramowanie comarch erp optima.